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浅谈文书档案工作/闵涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-25 01:42:46  浏览:9883   来源:法律资料网
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浅谈文书档案工作

闵涛


  档案是由文件转化而来的,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录,是各项事业持续发展的重要依据,既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。笔者从事档案管理工作多年,结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

  1、爱岗敬业,争取领导的重视。领导是否重视文档工作,在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此,要想使单位的文书档案工作有起色,首先要争取领导重视,文档工作人员还要注重完善自我,热爱本职工作,忠于职守,忠实肯干,发挥主观能动性,干出业绩,干 出水平,让领导满意,更好地为单位的发展服务。

  2、加强宣传,增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视,大多都是因为缺乏档案意识,认为文书和档案工作不是主要的部门,可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先,要勤向领导汇报文书和档案工作情况,使领导受触动、受启发;其次,要努力做好档案服务工作,及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料,为领导提供档案利用信息,使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

  随着改革的深入发展,文档管理面临着许多亟待解决的问题,诸如文件和档案数量越来越多,给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等,只有实现文档管理现代化,才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能,提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用,使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接,系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作,这种现代化管理技术,迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求,也是文档工作者的努力方向。所以,文档管理人员要结合本岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习,努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。而利用计算机整理文件,则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,虽然都按照统一的标准,但因每个人的理解同,对同一个文件的分类不尽相同,就不可避免地产生分类不准确的,影响案卷的质量,给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》,不需要拟定案卷标题,以件为单位,不仅省时省力,而且利用计算机检索达到方便快捷,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又可发挥计算机管理优势,提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

三、加强在职教育,提高文书档案管理人员的整体素质

  文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应工作的需要,要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性,努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化,管理方法要不断更新,因此,对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以,必须对文档人员进行在职教育培训,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。

  文档管理是一项专业性很强的工作,它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神,又要有扎实的专业理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此,文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识,开拓视野、优化知识结构、提高综合素质,才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定,使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务;二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围,建立一个文档管理组织的领导体系,加强对文档工作的领导、检查和考核,不断提高文档管理工作水平。

2、加强制度建设,建立长效培训机制。

  首先,要建立健全在职教育的长效管理制度,如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班;其次,要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感,积极主动地参加在职教育,努力更新知识,提高业务能力和水平。比如,将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩,对不参加档案专业知识培训的聘资格,激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

3、明确在职教育的原则,选择课程内容。

  相对于正规学校教育而言,在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发,按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一,学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会,弥补一次性教育的不足;第二,相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识,如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等;在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新;第三,现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一,也是文档现代化管理的标志之一,文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。



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关于学习宣传和贯彻执行《婚姻登记条例》的通知

民政部


关于学习宣传和贯彻执行《婚姻登记条例》的通知

民政部


各省、自治区、直辖市民政厅(局),计划单列市民政局,新疆生产建设兵团民政局:

2003年8月8日,温家宝总理签发第387号国务院令,颁布了新的《婚姻登记条例》(以下简称条例),并将于10月1日正式实施。条例的颁布实施,是贯彻实施《中华人民共和国婚姻法》,进一步完善我国婚姻登记制度的需要,是切实推进依法行政、规范婚姻登记工作的需要,是保护婚姻自由、维护广大群众基本权益的需要。条例的颁布实施,为我国婚姻登记工作的改革、发展提供了新的机遇,具有十分重要的意义。为深入学习宣传、全面贯彻执行条例,保证婚姻登记工作正常进行,特作如下通知:

一、深入宣传、深刻领会条例的基本精神

婚姻登记工作关系亿万人民群众的切身利益,关系家庭幸福和社会文明进步。各级民政部门特别是省市婚姻登记管理部门和基层婚姻登记机关要以党的十六大精神和“三个代表”重要思想为指针,充分认识条例颁布实施的重要意义,认真学习、深刻领会条例的基本内容和改革精神,全面掌握条例的各项规定和要求,不断提高贯彻执行条例的自觉性。

条例适应新时期形势发展的要求,进一步完善了我国的婚姻登记制度,结合婚姻法和婚姻登记工作的实际,对不符合时代发展的做法和体制进行了重大修改,将现行的办理婚姻登记须由所在单位或村(居)民委员会出具婚姻状况证明的办法改革为由当事人本人就其婚姻状况作出声明,突出了以人为本、责任自负的原则,有利于保护公民婚姻自由;对检查项目不明确的婚前医学检查未作强制性规定,不作为婚姻登记的必要条件;对城市和具备条件的农村的婚姻登记机关的设置进行了改革,便于依法办事和信息化管理,提高办事效率,同时也有利于解决借结婚登记搭车收费、增加群众负担等问题;条例还参照国际惯例,简化登记手续,将有关婚姻登记的现行规定进行了适当整合,大大方便了公民登记,有利于依法行政、依法登记。条例还明确了有关补办结婚登记、无效婚姻和可撤销婚姻的实施程序。条例的修订,是婚姻登记工作与时俱进、不断改革创新的体现。

各地民政部门要利用广播、电视、报刊杂志、互联网络等媒体以及其他多种形式,结合贯彻婚姻法,广泛宣传条例的基本精神和重大改革措施;各级民政部门首先是婚姻登记管理机关要认真学习,深刻领会新颁布的条例。同时,要向广大群众认真宣讲,努力在最短的时间内使条例的各项规定家喻户晓,人人皆知;要让群众了解自己在婚姻登记过程中享有的各项权利和应尽的各项义务,了解结婚和离婚除了必须符合法律规定的条件外,还必须履行法定的程序。

二、进一步规范婚姻登记工作

婚姻登记是婚姻登记机关依照婚姻法和条例的具体规定,为符合结婚或离婚条件的当事人办理结婚或离婚登记的法定程序,这是国家的一项重要的基础性的民事登记,是政府对公民婚姻关系的建立和解除进行监督和管理的制度。多年来,各级婚姻登记机关认真执行婚姻法及有关婚姻登记的法规政策,坚持依法行政、为民服务的原则,得到了政府和社会的认可。但是,婚姻登记工作中执法不严格、业务不熟练、服务不规范以及利用婚姻登记摊派收费或变相收费等问题依然明显存在。各地民政部门在贯彻条例的过程中,必须切实规范婚姻登记工作,加快婚姻登记制度建设,加强婚姻登记管理,取消各种搭车收费、变相收费。各级婚姻登记机关要公开执法依据和工作程序,接受群众监督。要严格区别执法登记和婚姻服务的界线,坚决取消任何非自愿收费服务项目,包括促使当事人不得不“自愿”接受的收费服务项目。不得以婚姻服务中心等名义在婚姻登记机关或在办理婚姻登记程序中开展各类非自愿收费服务,亦不能与其他部门合作开展包括婚前教育、婚姻咨询、婚前体检、离婚调解和搭卖各种纪念品等收费服务。婚姻登记机关办理婚姻登记,应严格按照国家有关部门核定的收费标准收取婚姻登记证件工本费,不得以任何名义收取工本费以外的任何费用。为保证条例的有效实施,民政部正在制定《婚姻登记工作规范》,对条例的各项规定提出具体实施要求。

三、切实加强婚姻登记队伍建设

各级民政部门要以宣传贯彻条例为契机,切实重视婚姻登记工作,发挥职能部门作用,加强婚姻登记队伍建设。一是选派政治觉悟高、法制意识强、业务素质好的公务员负责婚姻登记工作;要积极争取有关部门的支持,创造条件,解决婚姻登记必需的机构、人员、经费和办公场地等具体问题。二是加大培训力度, 不断提高婚姻登记人员的素质。培训工作要统一规划,分级实施。民政部举办若干骨干班,重点培训。各地要精心安排,力争在年内对全国的婚姻登记员普遍进行一次业务培训。婚姻登记员经考核合格后,方可从事婚姻登记工作。培训使用民政部指定的教材,以保证培训质量。三是适时开展执法检查。今冬明春,民政部将组织全国婚姻登记管理执法情况大检查,重点检查借婚姻登记搭车收费和登记不规范、制度不健全等问题,及时发现和研究解决婚姻登记工作中出现的新情况、新问题。

通过婚姻登记规范化建设和婚姻登记管理人员培训,努力建设一支业务精通、行为规范、执法严明、服务周到、技能全面、素质优良的婚姻登记队伍,展示婚姻登记这一社会主义精神文明建设窗口的良好形象。

四、做好婚姻登记体制改革工作

条例规定,内地居民办理婚姻登记的机关是县级人民政府民政部门或者乡(镇)人民政府,省级人民政府可以按照便民原则确定农村居民办理婚姻登记的机关。这是我国婚姻登记管理体制的重大改革。这一改革措施,适应了我国经济社会发展的要求,适应了婚姻法修改后婚姻登记工作任务更加复杂艰巨的形势,确立了民政部门在婚姻登记管理工作中的执法主体地位,有利于提高执法水平,保证婚姻登记质量,提高政府办事效率;有利于遏制搭车收费,减轻农民负担;有利于当事人依法登记,有利于婚姻登记机关自身建设,提高现代化管理水平。各地要认真领会改革的目的和要求,积极推进婚姻登记管理体制改革。在城市,婚姻登记应集中在市辖区民政部门,较大的区可设几个登记点,方便群众办理婚姻登记。农村婚姻登记机关的设置,要从当地婚姻登记管理的实际出发,按照便民原则确定办理婚姻登记的具体机关。具备条件的地方,要逐步集中到县(市)民政部门;对于经济条件较差、交通不便利、地域范围过大的县(市),可以在中心乡(镇)设立婚姻登记点或者指定乡(镇)人民政府办理婚姻登记。各地应加快婚姻登记管理体制改革工作,理顺关系,力争于今年年底前完成,并将所有婚姻登记机关的设置情况向社会公开,报民政部备案。

各地在条例执行过程中遇到的重要问题和有关情况,请及时报部基层政权和社区建设司。

二○○三年八月二十日



关于印发《国家邮政局规章起草和规范性文件制定程序规定》的通知

国家邮政局


关于印发《国家邮政局规章起草和规范性文件制定程序规定》的通知



各省、自治区、直辖市邮政管理局,国家局机关各司局:

  《国家邮政局规章起草和规范性文件制定程序规定》已于2012年2月17日经第113次局长办公会议审议通过,自发布之日起施行。现印发给你们,请认真贯彻执行。



二〇一二年三月十日



国家邮政局规章起草和规范性文件制定程序规定

第一章 总则

  第一条 为了规范国家邮政局规章起草和规范性文件制定工作,保证规章草案和规范性文件质量,根据有关法律、行政法规和国务院文件,结合工作实际,制定本规定。

  第二条 本规定所称规章,是指国家邮政局根据法律、行政法规起草并提请交通运输部审议,以部令形式公布的邮政监督管理规定、办法等。

  本规定所称规范性文件,是指国家邮政局为执行法律、行政法规、国务院文件和部门规章的规定,履行法定职责,实施邮政监督管理,按照法定权限和程序制定并公布的,涉及公民、法人、其他组织的权利和义务,具有普遍约束力并能够反复适用的通知、办法和规定等。

  第三条 国家邮政局起草规章、制定规范性文件,适用本规定。

  下列文件的制定,不适用本规定:

  (一)不涉及公民、法人和其他组织权利义务的内部工作制度、工作流程、表彰奖励、人事任免、文件转发等邮政管理部门内部事务规范;
  (二)仅涉及特定公民、法人和其他组织的权利义务的行政决定或者批复;
  (三)技术标准、管理规范、操作指南、指导意见等;
  (四)会议纪要、领导讲话、工作部署等;
  (五)涉密文件、以本局内设机构名义发布的文件、函件。

  第四条 起草规章、制定规范性文件,应当符合宪法、法律、行政法规规定,保证有关邮政监督管理的法律、行政法规有效实施,保障公民、法人和其他组织合法权益,体现职权与责任相统一的原则。

  第五条 规章草案、规范性文件不得规定下列事项:

  (一)行政处罚法、行政许可法、行政强制法关于规章和规范性文件不得设定的事项;
  (二)违法增加公民、法人和其他组织义务或者限制其权利的事项;
  (三)超越法定职权范围的事项;
  (四)其他依法应当由法律、行政法规规定的事项。

  第六条 各有关司局负责规章和规范性文件的立项申请、起草、组织实施、评估等工作。

  政策法规司负责立项申请的审查,以及规章草案和规范性文件的合法性审查、清理、备案等工作。

  办公室根据《国家行政机关公文处理办法》的规定负责公文运转、核稿、公布、督办、考核和归档等工作。

第二章 立项

  第七条 各司局应当于每年9月30日前提出下一年度起草规章立项申请,于每年11月30日前提出下一年度制定规范性文件立项申请,并对起草规章、制定规范性文件的必要性、可行性、法律依据、所要解决的主要问题、拟确立的主要制度和工作进度情况及计划作出说明。

  第八条 政策法规司对各司局提出的立项申请进行汇总研究,拟订局年度工作计划,报请局长办公会批准后执行。

  年度工作计划应当明确规章草案和规范性文件的名称、负责起草的司局、承办处室和完成时间。

  第九条 年度工作计划根据实际情况需要调整的,由有关司局进行论证或者说明理由,经政策法规司审查研究后报请局长办公会审定。

第三章 起草

  第十条 规章草案、规范性文件涉及多个司局职责的,由牵头司局负责组织有关司局起草;规章草案、规范性文件涉及全局性工作的,由政策法规司起草或者组织有关司局起草。

  第十一条 负责起草的司局应当对拟解决的问题、拟规定的制度和管理措施进行认真调研和深入论证。

  第十二条 对专业性、技术性较强的事项,应当组织或者委托有关专家、专业机构就规章草案、规范性文件的合法性、合理性、可行性等方面进行咨询论证。

  第十三条 负责起草的司局起草规章、制定规范性文件应当广泛征求意见。征求意见可以采取书面征求意见、座谈会、论证会、听证会等多种形式。负责起草的司局认为规章、规范性文件草案基本成熟的,经局长批准,可以在国家邮政局网站公开征求意见。征求意见时间为三十天。

  规章草案和规范性文件直接涉及公民、法人和其他组织权益的,或者存在重大意见分歧的,经局长办公会审议后,政策法规司配合负责起草的司局举行听证会。

  规章草案、规范性文件涉及国务院有关部门的职责或者与国务院有关部门关系紧密的,应当充分征求国务院有关部门的意见。具体工作由负责起草的司局承担。

  负责起草的司局应当汇总分析各方面意见,认真研究处理,对不予采纳的意见,应当说明理由。

  第十四条 负责起草的司局完成起草工作后,应当形成规章草案和规范性文件送审稿及起草说明。

  起草说明应当包括以下内容:

  (一)制定的必要性和可行性;
  (二)所依据的法律、行政法规和有关文件;
  (三)拟解决的主要问题和拟规定的主要制度、措施;
  (四)有关方面的主要意见,采纳情况和未采纳的理由;
  (五)其他需要说明的问题。

第四章 合法性审查

  第十五条 规章草案、规范性文件起草完成后,负责起草的司局应当送交政策法规司进行合法性审查。

  政策法规司应当在二十个工作日内对规章草案文本提出审查意见,十五个工作日内对规范性文件文本提出审查意见,本规定第十八条规定的情形除外。

  未经合法性审查的,不得提请局长办公会审议。

  第十六条 送交合法性审查,应当提供以下材料:

  (一)规章草案和规范性文件送审稿及起草说明;
  (二)调研报告、专家论证意见、听证会笔录、征求意见情况及意见处理情况报告;
  (三)其他需要提供的材料。

  提供材料不符合前款规定的,政策法规司应当告知负责起草的司局补充提供;材料存在重大缺陷不符合起草要求的,政策法规司可以退回负责起草的司局。

  第十七条 合法性审查应当重点审查以下内容:

  (一)是否符合法律、行政法规和国务院文件的规定;
  (二)是否符合本局法定职权;
  (三)是否与其他有关法律、行政法规、规章的规定相衔接;
  (四)是否符合行政处罚法、行政许可法、行政强制法关于权限设定的规定;
  (五)是否违法限制公民、法人和其他组织的权利或者增加其义务;
  (六)是否符合起草规章、制定规范性文件的程序规定;
  (七)其他需要审查的情形。

  第十八条 涉及重大、疑难法律问题,或者与公民、法人和其他组织利益密切相关的,政策法规司可以召开由有关单位、专家参加的座谈会听取意见,必要时也可以委托专业机构或者专家进行论证或者召开听证会。

  第十九条 经审查,政策法规司分别下列情况提出合法性审查意见:

  (一)经审查符合本规定第十七条有关要求的,通过审查;
  (二)经审查违反本规定第十七条有关要求但可以修改的,提出修改意见;
  (三)经审查违反规章制定程序和本规定的,负责起草的司局应当补正有关程序。

  规章草案、规范性文件草案送审稿未通过合法性审查或者经修改、补正后仍不符合合法性要求的,负责起草的司局不得提请局长办公会审议。

第五章 审议公布

  第二十条 提请局长办公会审议的,应当提交以下材料:

  (一)规章草案、规范性文件送审稿及起草说明;
  (二)合法性审查意见;
  (三)有关背景资料和其他需要提交的材料。

  第二十一条 负责起草的司局负责人应当在会上重点说明起草规章、制定规范性文件的法律和政策依据、拟规定的主要制度和拟解决的主要问题、征求意见及其采纳情况、起草过程中的分歧和协调处理情况等。

  政策法规司负责人应当在会上说明合法性审查的情况。

  第二十二条 经局长办公会讨论审议,分别以下情况作出决定:

  (一)通过;
  (二)原则通过,按照会议意见修改后报请局长批准;
  (三)不予通过,再作进一步研究论证后重新提请审议或者不再起草和制定。

  第二十三条 规章草案经局长办公会讨论通过后,提请交通运输部审议。

  规范性文件经局长办公会审议通过后,由局长签发,并在国家邮政局网站上公布。

  第二十四条 负责起草的司局应当于规范性文件公布之日起十五日内,将正式公布的纸质文本三份及电子文本送政策法规司备案。

  第二十五条 办公室应当按照《中华人民共和国档案法》的有关规定建立规范性文件档案。负责起草的司局将起草规范性文件过程中形成的有关资料进行整理后归档。

第六章 解释、清理、评估

  第二十六条 规章和规范性文件需要解释的,由原负责起草的司局提出解释意见,报请局长办公会批准;规章解释报请交通运输部决定。

  第二十七条 政策法规司应当定期组织各司局对各自起草或者牵头起草的规章和规范性文件进行清理。

  负责实施工作的司局应当及时跟踪了解有关邮政规章和规范性文件的实施情况。对公民、法人和其他组织反映问题较多或者负责实施工作的司局认为必要的,应当从合法性、合理性、可操作性等方面对规章和规范性文件进行评估。

  第二十八条 经过清理和评估,认为需要修订或者废止的,按照规章起草、规范性文件制定程序办理。

第七章 附则

  第二十九条 省、自治区、直辖市邮政管理局制定规范性文件,参照本规定程序执行,并于公布之日起十五日内报国家邮政局备案。

  第三十条 有下列情形之一需要制定规范性文件的,负责起草的司局可以直接起草规范性文件,经政策法规司及其他有关司局会签后报局长签发:

  (一)为应对和处置突发事件;
  (二)为执行国务院的紧急命令和决定;
  (三)需要立即施行的临时性管理措施。

  第三十一条 本规定自发布之日起施行。